A assinatura de contratos e parcerias envolvem o dia a dia dos empreendedores e empreendedoras. Com o avanço das tecnologias e principalmente após a pandemia, muitas pessoas e empresas buscaram alternativas à assinatura tradicional, com papel e caneta, na hora de firmar os documentos, a fim de facilitar a negociação. Vamos saber mais a assinatura eletrônica e digital como é aliada ao seu negócio?! Confira nossa postagem.
Mas… qual seria a melhor opção? Assinar e digitalizar o documento? Colar a sua assinatura digitalizada no documento? Usar a assinatura eletrônica? Assinatura digital? Qual a diferença entre elas?
A assinatura de contratos com parceiros localizados em outra cidade, estado ou país é cada dia mais comum e, se você quiser facilitar MUITO a sua vida, ter mais agilidade e economia, você precisa conhecer e implementar a assinatura eletrônica.
Se você está se perguntando sobre a segurança jurídica de assinar os documentos usando a assinatura eletrônica, já adianto que ela é válida, segura e deve ser utilizada adequadamente, para que essas características sejam mantidas.
Vamos diferenciar a assinatura eletrônica da assinatura digital?
A assinatura eletrônica se refere a qualquer mecanismo utilizado para assinar um documento no ambiente digital. De antemão, assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica.
Alguns tipos de assinatura eletrônica são:
senha,
biometria,
assinaturas viabilizadas por plataformas digitais etc.
Para que tenha validade, é necessário que se garanta que o documento não foi alterado, foi assinado por uma pessoa específica (por meio chaves pessoais) e que o documento contenha o registro de quando a assinatura foi feita.
É possível encontrar pela internet diversas plataformas que oferecem o serviço, com todas essas garantias, cobrando uma mensalidade. A maioria delas oferece um período de teste grátis para você experimentar. É só colocar no google “assinatura eletrônica” e você vai encontrar várias para escolher.
Vale a pena pesquisar a que melhor se adapta para você. Tudo o que é necessário para a validade de um documento assinado eletronicamente é garantido utilizando essas plataformas.
Muitas delas viabilizam que o procedimento seja feito pelo celular, através de um e-mail. Ou seja, não precisa de certificado digital e é possível assinar em segundos.
No geral, para assinar por meio destas plataformas (sites), é preciso fazer o upload do documento em PDF e cadastrar os e-mails das pessoas que irão assiná-lo (partes e testemunhas). Cada uma receberá um e-mail com instruções para realizar a assinatura em segundos.
É bem prático e não é necessário que todas as partes sejam assinantes da plataforma e sim, somente quem fizer o upload.
Já assinatura digital se diferencia pela exigência de um certificado digital, que pode ser um TOKEN (como se fosse um pen drive) ou um cartão inteligente, que funcionam como se fosse uma identidade no meio virtual. Essas ferramentas garantem a criptografia, autenticidade e inalterabilidade do documento.
Para se ter um certificado digital, é necessário realizar o procedimento perante uma autoridade certificadora credenciada pelo ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Somente assim, é que se pode garantir a segurança jurídica da assinatura digital, já que essas instituições possuem a “autorização” nacional para gerar essa chave de segurança para você.
Qualquer pessoa (física ou jurídica) pode ter um certificado digital! Para isso, você paga a autoridade certificadora e é preciso renovar (e efetuar novo pagamento) a cada dois ou três anos, a depender de cada autoridade. Depois de obtido o certificado, a assinatura é feita de maneira gratuita, em leitores de PDF, por exemplo.
Algumas pessoas, até por suas profissões, possuem o certificado digital. Mas a maioria não possui e, nesse caso, o mais indicado, para facilitar, seria assinar uma plataforma de assinatura eletrônica, conforme explicado anteriormente.
Tanto a assinatura eletrônica como a assinatura digital possuem validade jurídica e são seguras!
Como a validade jurídica é garantida com essas assinaturas eletrônicas?
Esses sistemas de assinaturas possuem chaves de segurança para garantir que quem assinou o documento é quem realmente consta no documento.
Na assinatura digital, são empregadas um conjunto de códigos criptografados, que é diferente em cada assinatura realizada.
Por isso, diante de qualquer alteração no documento assinado, a assinatura é invalidada.
Além disso, a autoridade certificadora (com a qual foi emitido o certificado) chancela as assinaturas realizadas. Por isso que, na hora de emitir um certificado digital, é essencial buscar por uma entidade licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia de Informação e credenciada junto com o padrão ICP-Brasil.
Para encontrar se a entidade possui o padrão ICP-Brasil é só consultar no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação: https://www.gov.br/iti/pt-br/assuntos/icp-brasil/autoridades-certificadoras.
Vantagens da assinatura eletrônica e da assinatura digital
• Rapidez e agilidade
• Economia de recursos (tempo, papel de impressão, envio de documento/correio, espaço para armazenamento de documentos em papel)
• Segurança
• Eficiência
• Sustentabilidade
Mas… E assinar o documento e digitaliza-lo para que a outra parte imprima?
Essa prática acaba sendo bem comum nas contratações “à distância”.
Uma parte imprime, assina, digitaliza e envia para que a outra imprima e assine.
Apesar disso, o mais seguro, definitivamente, é utilizar um recurso de assinatura eletrônica. Isso porque, ao digitalizar um documento, fica mais incerto e difícil de realizar um procedimento de perícia naquela assinatura, caso haja necessidade.
Ou seja, caso seja preciso realizar perícia em algum documento, pode ser que não seja possível garantir que aquela pessoa foi quem assinou o documento.
E convenhamos… As assinaturas são realizadas para garantir segurança ao que foi combinado entre as partes, certo? Por isso, o melhor é garantir a devida segurança jurídica, por meio do método correto de assinatura.
Não é dizer que esse método de digitalização seja ilícito ou não seja válido… Claro que é melhor ter um documento assinado assim do que realizar uma contratação verbal e não ter nenhum documento assinado! Porém, o ideal e seguro é utilizar o método próprio do ambiente digital, para não correr o risco de ter dores de cabeças futuras desnecessárias.
Observações fundamentais:
É importante lembrar que assinatura eletrônica e assinatura digital são diferentes da assinatura digitalizada (quando se assina com o mouse ou até mesmo no papel, digitaliza, copia e cola nos documentos como uma imagem). Esta, não possui nenhuma validade jurídica, afinal, não é possível garantir que quem assinou é realmente quem consta no documento.
Você pode assinar eletronicamente (com alguma ferramenta válida e segura) e “desenhar” sua assinatura ou colar sua assinatura digitalizada, mas somente para fins estéticos. Não há nenhuma necessidade de fazer isso!
Uma observação importante é que não é possível que algumas partes de um contrato o assinem de maneira eletrônica e outras, em papel.
Um único método deve ser escolhido para assinatura do documento, de modo a garantir a validade dele! Isso porque, caso um documento assinado eletronicamente seja impresso, a assinatura perde a validade. Desse modo, é possível garantir que o documento não foi alterado depois de assinado.
Existem diversas alternativas para implementar a assinatura eletrônica. Ela é segura, facilita o dia a dia, evita deslocamentos, é mais prática, rápida, fácil e econômica, já que não há necessidade de imprimir várias vias do mesmo documento.
Com a assinatura eletrônica, há economia de tempo, de recursos e as transações são realizadas com muito mais facilidade! E tudo isso com validade jurídica. Use esse recurso ao seu favor!
Este artigo foi escrito por Thais Muniz de Castro Zampieri.
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*Advogada formada pela Universidade de São Paulo, pós-graduanda em gestão jurídica de startups e responsável pela área de Startups e proteção de dados do Zanardi Advogado, parceiro do Programa Membership, do SUPERA Parque.
